Každou vteřinou skenuje mozek naše okolí a prostředí s hlavním cílem vyhledat případné hrozby, před nimiž nás má ochránit. Za hrozby přitom automaticky považuje také neznámé podněty a neplnění základních potřeb fyziologických i sociálních. Chceme-li tedy jeho ohromný potenciál a kapacitu co možná nejvíce využít pro kreativní a náročnou činnost, jakou je právě výkon zaměstnání, měli bychom mu vytvořit optimální podmínky zahrnující například jistotu a předvídatelnost. Možná si říkáte, že se to rozumí samo sebou. Když se ale podíváte na jednotlivé aspekty práce z domova, a tedy i leadershipu na dálku, pravděpodobně zjistíte, že je stále co zdokonalovat.
Kancelář v obýváku
Začněme ryze praktickými záležitostmi. V době plošné karantény se v souvislosti s přesunem většiny kancelářských zaměstnanců na home office řešily jen úplné základy, tedy aby měl každý dostatečně výkonný notebook a slušné připojení. „Pokud to s prací z domova myslíte vážně a dlouhodobě, vyplatí se však řešit i podstatné detaily, které mohou mít klíčový vliv na celkový komfort a dobré vztahy,“ zdůrazňuje Vladimír Tuka, Master Certified Coach a zakladatel společnosti NeuroLeadership.
Na prvním místě jde o bezpečný způsob nakládání s daty a znalost využívání nástrojů, které potřebujeme pro každodenní kontakt s týmem. Podstatné je také nastavit pravidla, která při práci v kanceláři nebyla zapotřebí. Jmenovitě třeba způsob řešení přesčasů a celkově pracovní doby v situaci, kdy je tato částečně v režii každého zaměstnance. Důležité je i stanovení postupu pro pokrytí nákladů spojených s připojením k internetu nebo třeba se spotřebovanou elektrickou energií. Těchto praktických bodů k dořešení bývá celá řada a rozhodně si zaslouží pozornost.
Leader v hlavní roli
V okamžiku, kdy mají všichni kde pracovat, se můžeme vrátit k samotnému základu, a to jak práci z domova odvádět co nejlépe. Přestože celkový výsledek záleží na každém členovi, je to právě leader, který má klíčový vliv na to, jak jeho tým při dlouhodobé práci z domova obstojí. V současné době je přitom kromě běžných úskalí vedení týmu na dálku třeba přihlédnout k aktuálním aspektům, k nimž patří například nejistota a obavy plynoucí z počínající hospodářské krize. Ty mají zásadní vliv na motivaci a výkon zaměstnanců. Poznatky o fungování mozku v období nejistoty a praktické rady, jak díky správné komunikaci a vhodným postupům provést tým náročným obdobím, s vámi nasdílí Vladimír Tuka v live webináři Leadership v době změn, který je volně přístupný.
Vrátíme-li se k práci z domova z pohledu leadera obecně, je především dobré zbavit se předsudků, tedy zcela běžných i když negativně vnímaných reakcí. „V podstatě jde o přirozené zkratky, které mozek vytváří. Souvisejí s tendencí zobecňovat negativní zprávy, jež mozek zachytí – v praxi se s tímto jevem setkáváte například ve chvíli, kdy se vám jeden důležitý pracovní hovor z pěti nevydaří a vy máte najdou pocit, že je vše špatně,“ vysvětluje Vladimír Tuka, tuzemský průkopník Brain-based Coachingu založeného na smysluplném využití poznatků o fungování lidského mozku.
Má-li tedy leader z minulosti osobní či zprostředkovanou zkušenost s tím, že práce z domova je pro některé zaměstnance příležitostí pro velký úklid, může být apriori podezřívavější vůči všem. Nejlepším způsobem, jak se s podobnými předsudky vypořádat, je nastavení jasných pravidel. Nikoliv však pro neustálou a důslednou kontrolu, ale pro zdravé a tvůrčí prostředí. Součástí by měl být kromě jiného způsob nastavování cílů a poskytování zpětné vazby, které při vzdáleném vedení týmu probíhají jinak než při sdílení společné kanceláře. Stejné je to i s procesem zadávání práce, ale také vyjádřením uznání nebo řešení sporů, které může být na dálku náročnější. Podobných aspektů je velmi mnoho a všechny kladou velké nároky na leadera, kterému se v takové situaci vyplatí osvojit si znalosti základních koučovacích postupů.
Pět tipů pro efektivní leadership na dálku
Mějte společný cíl
Máte-li si zachovat týmového ducha i při dlouhodobé práci z domova, je třeba se vrátit k základním hodnotám a vizím společnosti. Nestačí je jen připomínat, ale hlavně uvádět do praxe. Kolegové, kteří mají stejný cíl, nebo chcete-li záměr, jehož mohou dosáhnout pouze společnou prací, se snáze stávají z jednotlivců členy týmu. Zároveň je při leadershipu na dálku důležitá jasnost – leader by si měl být jistý, že je všem členům týmu jasný nejen cíl, ale i jejich role. Právě jasnost je totiž důležitým stimulem pro kreativitu a schopnost jít vpřed. Pomáhá také snáze odolat rušivým prvkům a rozptylování, což jsou faktory často spojované s prací z domova.
Buďte zdrojem jistoty
Sám leader by měl být oporou týmu a zdrojem jistoty pro ostatní. „V této souvislosti je dobré upřesnit, že náš mozek nerozlišuje obecnou a neobecnou jistotu. Zkrátka potřebuje jistotu. I když tedy leader nemůže změnit celkovou situaci, která je například kvůli počínající hospodářské krizi plná nejistot, může členům týmu poskytnout jistotu v podobě dobře vedené komunikace a předvídatelnosti,“ upřesňuje Vladimír Tuka. Členové týmu by měli například vědět, jakým způsobem a v jaké frekvenci spolu budou udržovat kontakt na dálku, a co se od nich celkově očekává. Důležité je hovořit i o věcech, které často zůstávají skryté, o nichž však lidé stejně přemýšlejí – v současné době to může být například informace o tom, na jak dlouho má firma ještě zakázky a jaký je výhled na další období.
Myslete na autonomii
V rámci leadershipu na dálku je více než jindy důležitá schopnost zadávat práci jako celek. Pracovník by neměl plnit seznam jednotlivě přidělovaných úkolů, měl by mít možnost samostatně přemýšlet a rozhodovat se – a tím plnit, co se od něj očekává. Ruku v ruce s tím mohou být leadeři velkorysejší, pokud je o autonomii, tedy další ze základních potřeb, jejíž naplnění mozek vyžaduje. Lidé zkrátka potřebují mít možnost volby a kontroly situace. Sledováním, zda je daný zaměstnanec neustále on-line, pravidelnou kontrolou přes kamery a podobnými úkony nic nezískáte, jen si zničíte vztahy. Budou-li mít členové týmu včas a dobře odvedenou práci, je vcelku jedno, kdy a jakým způsobem toho docílili. Dopřejte jim využít tuto výhodu, která se s prací z domova pojí.
Naplánujte si online ranní setkání u kávy
Neméně významná je potřeba vztahovosti, pro níž může být vedení týmu na dálku zatěžkávací zkouškou. Naplnění této potřeby přitom nevyžaduje tolik času ani úsilí, jen je třeba na ni nezapomínat a vyčlenit ji místo třeba i v nabitém pracovním plánu. Velmi účinným řešením je pravidelné ranní setkání u kávy – místo v kuchyňce v kanceláři se sice potkáte přes monitory svých notebooků, brzy ale zjistíte, že nejsou na překážku tomu nasdílet základní osobní novinky a třeba i pochybnosti. V době karantény se stávalo, že se kolegové takto scházeli nejen ráno u kávy, ale i večer u sklenky vína. Dnes už je možné se po práci potkávat naživo a byla by škoda toho nevyžít. Právě pro tým pracující z domova jsou společné sportovní či kulturní akce skvělou možností, která si zaslouží podporu ze strany zaměstnavatele. I v rámci virtuální komunikace je dobré myslet na různá výročí, ať už profesní nebo soukromá, třeba v podobě narozenin.
Nechte mluvit všechny
Samostatnou kapitolou jsou on-line meetingy, které mohou být nejen rychlejší, ale i efektivnější než setkání v zasedačce. Moderní komunikační platformy umožňují chatovat, odpovídat v anketách a rychle sdílet informace. Názor a nápady celého týmu můžete mít všichni před očima během pár vteřin. Z pozice leadera je při virtuálním meetingu důležitá především tzv. Mindset inkluze. „Leader by měl být přesvědčený, že chce slyšet hlavně členy svého týmu, ne vést monolog. Své názory by měl ideálně říci až poté, co bez přerušování vyslechne návrhy a názory členů svého týmu. Zásadní přitom je zajistit, aby se ke slovu dostali opravdu všichni, nejen ti nejhlasitější,“ dodává Vladimír Tuka. Častou chybou, které se leadeři při plánování virtuálních meetingů dopouštějí, je načasování a frekvence. I když se může zdát, že pondělní ráno je pro tuto příležitost jako stvořené, opak je pravdou. Dopoledne má většina lidí nejlepší kapacitu na přemýšlení a kreativitu a měli by tedy mít možnost pracovat na nejdůležitějších a nejnáročnějších úkolech. Je velká škoda strávit tento čas koordinačním meetingem. Vhodné není ani páteční odpoledne. Máte sice jistotu, že vaši kolegové neodjedou dřív na chatu, ale můžete se spolehnout, že alespoň duševně už mají blíž víkendu než konstruktivní poradě. Nepřehánějte to asi s četností. Po každé schůzce je dobré mít čas na zpracování myšlenek, závěrů a sumář úkolů, které přinesla. Pokud bezprostředně po ní začne další meeting, jeho efektivita minimálně zpočátku nebude valná.
BOOST z manažera leaderem
Manažerům, kteří chtějí pracovat na svých schopnostech vést členy týmu tak, aby samostatně, kreativně a odpovědně plnili své role, je určen program BOOST z manažera leaderem. Jak název slibuje, absolventi si odnáší nové dovednosti a znalosti základních technik Brain-based Coachingu, díky nimž zvládnou rozhodně, efektivně a zároveň vlídně zadávat úkoly, kontrolovat jejich plnění, stejně jako vést hodnotící pohovory, které povzbudí kolegy k lepším výsledkům. Účastníci programu se blíže seznámí s vědecky podloženými fakty o fungování lidského mozku, a lépe tak porozumí jeho možnostem, omezením a potřebám.