Co si představíte, když vám někdo řekne, že vás čeká náročný projekt? Pro někoho může být náročný projekt takový, který bude vyžadovat spoustu času a stráví u něj i 10 hodin denně. Někdo jiný za tím vidí projekt, kde ho čekají krátké deadliny a bude muset být připraven pracovat rychle.
Každý z nás přisuzuje různým výrazům jiné významy. Pro každého znamená slovo “náročný” něco jiného. To pak může vést ke zbytečnému nepochopení. Jak vysvětlovat a předávat informace tak, aby nevedly ke zkreslení reality? Pojďme si projít ta nejdůležitější pravidla efektivní komunikace.
5 základních parametrů úspěšné komunikace
1. Jasnost a srozumitelnost
Komunikujte jasně, stručně a výstižně. Mějte na paměti, co je cílem vaší komunikace a snažte se od něj neodklonit. Představte, že mluvíte s někým, kdo tématu nerozumí. Jaké informace tento člověk potřebuje a jaké jsou naopak zbytečné? Identifikujte ty nejdůležitější informace a s těmi pracujte. Ta nejdůležitější informace by měla být na začátku, až potom postupujte k detailu. Dejte si pozor na emociální zabarvení tématu, vyhněte se hodnotícím frázím, zůstaňte neutrální a objektivní. Pokud budete mluvit jasně, srozumitelně a stručně, zvýšíte efektivitu vašeho týmu. Každý bude vědět, jaká jsou očekávání a bude vám důvěřovat.
- Buďte struční.
- Stanovte cíl.
- Představte si, že mluvíte s někým, kdo tématu nerozumí.
- Začněte u nejdůležitější informace a pokračujte k detailu.
2. Empatie a porozumění
Nedostatek empatie v pracovní komunikaci vede ke konfliktům, nedůvěře a nízké pracovní morálce. Rozvoj empatie a porozumění by měla být klíčová aktivita každého leadera. Přepnout se z manažera orientovaného na cíl k leaderovi, který naslouchá svému týmu, se může zdát jako náročný úkol. Není to ale tak složité.
Jak dobře znáte svůj tým? Bavte se se svými lidmi o jejich vizích, hodnotách a snech. Pokládejte kolegům otevřené otázky a dejte jim prostor se vyjádřit. Můžete takto identifikovat talenty, ale podchytíte i potenciální slabá místa. Budete totiž vědět, zda nemá kolega například rodinné potíže a nebude schopen plného nasazení. Při rozhovorech se svými kolegy buďte otevření, poslouchejte je bez hodnocení a respektujte jejich hranice.
Přistupujte ke každému individuálně a respektujte jejich aktuální potřeby. Dávejte si i pozor na to, jestli někdo nevykazuje známky vyhoření. Přidejte do svého komunikačního stylu prvky empatie, vybudujete tím důvěru a vaši lidé budou lépe spolupracovat.
- Mluvte o vizích, hodnotách a snech.
- Mějte otevřenou mysl a nehodnoťte.
- Pokládejte otevřené otázky.
- Respektujte hranice.
- Přistupujte ke každému individuálně.
- Sledujte známky vyhoření v týmu.
3. Otevřenost
Otevřenost v komunikaci jde ruku v ruce s empatií. Podařilo se vám vybudovat důvěru v týmu a kolegové s vámi mluví otevřeně a bez zbytečného stresu? Zkuste se otevřít i vy, komunikujte na rovinu a bez příkras. Mluvte se svými kolegy o výzvách, kterým vaše organizace čelí a ptejte se na jejich názory. Nikoho nesuďte, zůstaňte otevření a problémy vysvětlujte. Organizujte pravidelná setkání, kde budou mít vaši kolegové prostor mluvit otevřeně a vyjádřit své obavy.
- Mluvte i o nepříjemných věcech a výzvách.
- Podporujte sdílení názorů.
- Vysvětlujte.
- Organizujte pravidelná setkání.
4. Zpětná vazba
Zpětná vazba je součástí otevřené a efektivní komunikace. Měla by být konstruktivní a specifická a vždy byste se v ní měli zaměřit na konkrétní příklady. Jen tak mohou vaši kolegové plně pochopit, co máte na mysli. V rámci zpětné vazby můžete navrhnout konkrétní řešení, nebo můžete položit svým kolegům otevřené otázky, které jim pomohou, aby na něj přišli sami. Dbejte na to, abyste si zpětnou vazbu vyměňovali pravidelně a hlavně, aby byla oboustranná. I vy potřebujete vědět, jak vaši roli kolegové vnímají a co můžete udělat lépe.
- Má být konstruktivní a specifická.
- Pravidelná.
- Oboustranná.
5. Inspirace a motivace
Efektivní komunikace dokáže inspirovat a motivovat členy týmu. Motivovaní lidé vědí, na čem pracují a proč a dokážou přijít s vlastní iniciativou. Nastavte jasná očekávání a cíle a pravidelně se se členy svého týmu potkávejte a zajímejte se o to, co se povedlo, nepovedlo, kde může nastat problém a s čím jim můžete pomoci. Dejte si také pozor na to, že vaši kolegové vědí, že se nemusí bát udělat chybu a že se na vás mohou obrátit. Motivovaný tým pracuje efektivněji, rychleji a hlavně s radostí.
- Nastavte jasná očekávání a cíle.
- Mějte se členy svého týmu pravidelné 1-on-1 sezení.
FACT aneb co na to říká neurověda
Neurověda nabízí rámec FACT, který vysvětluje, jak pracovat s kognitivní kapacitou a jak o ní přemýšlet. Model přináší odpovědi na to, jak být produktivnější, efektivnější a jak porozumět i složitějším tématům. Respektive vysvětluje i to, jak komplexní témata komunikovat. Co stojí za zkratkou FACT?
- F – fluency (plynulost)
- A – amount (množství)
- C – coherence (soudržnost)
- T – time (čas)
Jak využít model FACT v komunikaci
Věděli jste, že lidé jsou přesní jenom na 27 %, když posuzují svou úroveň porozumění určité informace? Jinými slovy, pouze v přibližně čtvrtině případů lidé skutečně rozumí, když tvrdí, že rozumí. Jak na to, aby lidé opravdu slyšeli informace, které jim potřebujete předat?
Krok 1: Plynulost (fluency)
Plynulost (fluency) je o tom, jak snadno nebo těžko zpracujeme informaci. Pokud je nám informace povědomá, náš mozek ji okamžitě rozpozná a zařadí do existujícího schématu.
- Využívejte analogie, metafory a používejte termíny, kterým vaši kolegové rozumí.
Krok 2: Množství (amount)
Lidská kapacita přijímat nové informace je omezená. I v případě dobře zpracovaných a plynulých (fluent) myšlenek závisí porozumění na jejich množství. Neurověda doporučuje pravidlo tří sekund. To je doba, kterou potřebujeme k tomu, abychom si informaci řekli pro sebe ve své vlastní mysli. Pakliže si posluchač neudrží informaci v mysli, nezasadí ji do existujícího schématu a nebude si ji pamatovat.
- Buďte struční a výstižní a začínejte u těch nejdůležitějších informací.
Krok 3: Soudržnost (coherence)
Soudržné (coherent) informace dokáže mysl zpracovat rychleji a ve větším množství. Mějte na paměti, že cílem není to, aby lidé slyšeli, co jim říkáte, ale aby to viděli. Vizuální síť totiž dokáže nést mnohem více informací. Pokud si představíte to, o čem mluvíte, aktivujete mnohem více neuronů a informaci lépe zachováte.
- Využívejte storytelling. Vyprávěním příběhů rozvíjíte soudržnost a informace do sebe lépe zapadají.
Krok 4: Čas (time)
Čas (time) při osvojování nových informací často podceňujeme. Ujistěte se, že vaši kolegové mají dostatek času na to, aby zpracovali abstraktní nebo komplexní informace. Jak na to? Dejte lidem pár minut čas po důležitém oznámení. Počkejte, nechte je udělat si poznámky a pak odpovězte na dotazy, které mezitím vyvstanou.
- Nepodceňujte čas. Dejte lidem dostatek prostoru na to, aby mohli informace zpracovat a připravit si otázky.
Závěr
Komunikace je základem úspěšné spolupráce a efektivního vedení týmu. Existují základní principy, které mohou výrazně zlepšit porozumění a efektivitu komunikace.
Základními parametry úspěšné komunikace jsou jasnost a srozumitelnost, empatie a porozumění, otevřenost a zpětná vazba a inspirace a motivace. Tím, že zapojíte tyto principy do své komunikace, vytvoříte prostředí, kde každý člen týmu bude cítit respekt, pochopení a motivaci do dalších projektů.
Model FACT poskytuje nástroje, jak lépe strukturovat a předávat informace tak, aby je druhá strana pochopila. Důležité je, aby informace byly plynulé, v přiměřené míře, soudržné a aby lidé měli dostatek času je zpracovat.
Efektivní komunikace je o předávání informací, budování vztahů, porozumění a motivaci v týmu. Investice do svých komunikačních dovedností se vám vrátí ve formě vyšší produktivity, lepších výsledků a spokojenosti v týmu. Jak efektivně komunikovat se naučíte například v našem kurzu Boost z manažera leaderem.